24.04.2020 Президентом РФ подписан закон «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками», который закрепляет возможность перехода на электронный кадровый документооборот и освобождает компанию от обязанности дублировать все на бумажном носителе.
Работодатели могут использовать как свою информационную систему для работы с электронными документами в сфере кадрового делопроизводства, так и пользоваться функционалом портала «Работа в России».
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении в них изменений в электронной форме закон требует использовать усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя и работника.
Во всех остальных случаях, а также при использовании электронного сервиса портала «Работа в России» (только для работников), допускается применение простой цифровой подписи. Все расходы по переходу на электронный документооборот и его ведение, включая приобретение простых и усиленных квалифицированных электронных подписей для своих сотрудников, несет организация.
Работники и лица, поступающие на работу, принимают участие в эксперименте добровольно, это отражается в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя.
Эксперимент позволяет работникам дистанционно знакомиться с локальными нормативными актами, графиками отпусков, сменности, другими документами, связанными с работой, заключать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Эксперимент продлится до конца 2020 года и по его итогам будет принято решение - стоит ли сделать такую практику постоянной и какие корректировки надо внести в проект закона о полном переходе на электронный документооборот.
